Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung für alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Was lange angekündigt war, ist nun Realität – und bringt für viele Selbstständige und Unternehmer Handlungsbedarf mit sich.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinell lesbar ist und eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Die zulässigen Formate sind:
- XRechnung – der offizielle Standard für den öffentlichen Bereich
- ZUGFeRD – ein hybrides Format (PDF + XML), das sowohl maschinell als auch menschenlesbar ist
Eine normale PDF-Rechnung gilt ab 2025 nur noch als „sonstige Rechnung" und ist für den B2B-Bereich nicht mehr ausreichend.
Wer ist betroffen?
Die Pflicht gilt für alle inländischen Unternehmer (mit Sitz in Deutschland), die Leistungen an andere inländische Unternehmer erbringen. Privatkunden sind nicht betroffen.
Übergangsfristen:
- Bis 31.12.2026: Sonstige Rechnungen (PDF, Papier) dürfen noch ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt
- Ab 1.1.2027: Nur noch E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz
- Ab 1.1.2028: Pflicht für alle
Was musst du jetzt tun?
1. E-Rechnungen empfangen können Das ist Pflicht ab sofort – du musst in der Lage sein, E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten. Die meisten Buchhaltungsprogramme unterstützen das bereits.
2. Eigene Rechnungsstellung prüfen Prüfe, ob deine Rechnungssoftware E-Rechnungen erstellen kann. Viele Tools wie DATEV, Lexware oder Sevdesk haben das bereits integriert.
3. Archivierung sicherstellen E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden – also unveränderbar und für 10 Jahre zugänglich.
Unsere Empfehlung
Nutze die Übergangsfrist, um deine Prozesse umzustellen – nicht erst kurz vor dem Stichtag. Wer frühzeitig auf E-Rechnungen umstellt, spart sich Stress und kann von effizienteren Prozessen profitieren.
Wir beraten dich gerne, welches Tool am besten zu deinem Betrieb passt und wie du die Umstellung reibungslos hinbekommst. Melde dich einfach bei uns.
Benjamin Wahler
Steuerberater & Geschäftsführer bei der Wahler Steuerberatungsgesellschaft mbH in Senden/Iller. Spezialist für digitale Kanzleiprozesse und Steuergestaltung für Selbstständige und KMU.