Datenschutzerklärung
1. Datenschutz auf einen Blick
Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.
Datenerfassung auf dieser Website
Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.
Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen – z. B. per E-Mail oder Telefon. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Für Mandantinnen und Mandanten erläutert Abschnitt 7, wie wir Daten im Rahmen der Mandatsbearbeitung verarbeiten.
Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.
2. Hosting
Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:
netcup
Anbieter ist die netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe. Unsere Website und unser Formulardienst (siehe Abschnitt 4) laufen auf einem Server in einem Rechenzentrum von netcup in Nürnberg. Auf einem weiteren Server von netcup in Nürnberg betreibt die BARKai GmbH für uns den Mailserver, über den der Formulardienst E-Mails versendet. Die Daten werden in Deutschland verarbeitet; eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet durch das Hosting nicht statt.
Wenn Sie unsere Website besuchen, werden technische Zugriffsdaten einschließlich Ihrer IP-Adresse auf diesem Server verarbeitet (siehe Abschnitt 4, „Server-Log-Dateien“). Die Verwendung von netcup erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen und sicheren Darstellung unserer Website.
Cookies und Tracking
Auf dieser Website setzen wir keine Cookies ein. Wir verwenden keine Analyse-Tools (z. B. Google Analytics), keine Tracking-Dienste und keine Social-Media-Plugins. Eine Einwilligung zur Cookie-Nutzung (Cookie-Banner) ist daher nicht erforderlich.
Zur Kartendarstellung auf unserer Kontaktseite siehe Abschnitt 4, „Kartendarstellung (OpenStreetMap)“.
3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen
Datenschutz
Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
Hinweis zur verantwortlichen Stelle
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Wahler Steuerberatungsgesellschaft mbH
Benjamin Wahler
Wielandstraße 17
89250 Senden | Iller
Telefon: 07307 94830
E-Mail: office@wahler.tax
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Armadillo Solutions GmbH
Thomas Dörrmann
Wielandstraße 17
89250 Senden | Iller
Telefon: 07307 94830
E-Mail: datenschutz@armadillo.solution
Speicherdauer
Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben.
Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung
Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt unberührt.
Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)
WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG.
Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, zu.
Auskunft, Berichtigung und Löschung
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.
SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung
Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
4. Datenerfassung auf dieser Website
Server-Log-Dateien
Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser Webserver automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt, und speichert sie in Server-Log-Dateien. Dazu gehören:
- IP-Adresse, jedoch nur in gekürzter Form (bei IPv4-Adressen werden die letzten beiden Zahlenblöcke, bei IPv6-Adressen alle Stellen nach den ersten 32 Bit entfernt)
- Datum und Uhrzeit der Anfrage
- aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge
- Statuscode der Anfrage (z. B. erfolgreich, nicht gefunden)
- Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
- Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem
Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und fehlerfreien Betrieb der Website und in der Abwehr von Angriffen. Die Log-Dateien werden gelöscht, sobald der Webserver neu bereitgestellt wird; das geschieht bei jeder Aktualisierung der Website.
Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon
Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt, oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effektiven Bearbeitung).
Online-Formular (Bewerbung)
Wenn Sie sich über das Bewerbungsformular auf unserer Website bewerben, gilt Folgendes.
Verarbeitet werden die Angaben, die Sie in das Formular eintragen: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), gewünschte Stelle, frühestmöglicher Eintrittstermin, Ihre Motivation und die hochgeladenen Unterlagen. Beim Absenden erfassen wir außerdem Ihre IP-Adresse, die Kennung Ihres Browsers (User-Agent) und den Zeitpunkt des Eingangs. Diese Angaben (die IP-Adresse gekürzt) sind Teil der E-Mail an unsere Kanzlei und werden mit ihr aufbewahrt.
Die Formulardaten werden verschlüsselt an unseren eigenen Formulardienst übertragen, der auf unserem Server bei netcup in Nürnberg läuft (siehe Abschnitt 2). Dort werden Ihre Angaben nicht gespeichert: Der Formulardienst übermittelt Ihre Angaben unmittelbar per E-Mail an ein Postfach unserer Kanzlei, hochgeladene Bewerbungsunterlagen als Anhang dieser E-Mail; bis dahin liegen sie nur flüchtig im Arbeitsspeicher des Formulardienstes. Für den Versand nutzt der Formulardienst unseren eigenen Mailserver, den die BARKai GmbH für uns auf einem Server von netcup in Nürnberg betreibt (siehe Abschnitt 2). Von dort wird die E-Mail über den Versanddienst der Lettermint B.V., Willemsvaart 16 B, 8019 AB Zwolle, Niederlande, zugestellt; Lettermint verarbeitet die E-Mail einschließlich der Anhänge innerhalb der Europäischen Union und speichert sie zum Nachweis der Zustellung bis zu 28 Tage. Empfangen wird die E-Mail im Postfach unserer Kanzlei bei Microsoft 365. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Eine Übermittlung in die USA ist dabei nicht vollständig auszuschließen, etwa im Rahmen von Support- oder Sicherheitsleistungen; sie erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. der Zertifizierung von Microsoft nach dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45, 46 DSGVO). Mit allen genannten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Kann die E-Mail nicht zugestellt werden, erhalten Sie beim Absenden eine Fehlermeldung; Ihre Angaben sind dann bei uns weder angekommen noch gespeichert.
Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch löst Ihr Browser vor dem Absenden eine kleine Rechenaufgabe (ALTCHA); dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt und keine Cookies gesetzt. Zusätzlich begrenzen wir die Zahl der Anfragen je IP-Adresse; die IP-Adresse wird dafür kurzzeitig im Arbeitsspeicher des Formulardienstes gehalten.
Zur Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Bewerbung siehe Abschnitt 8. Die Erfassung von IP-Adresse, User-Agent und Eingangszeit beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwehr von Missbrauch und im Nachweis des Eingangs.
Auf unserem Webserver speichern wir Ihre Formularangaben nicht. Wie lange wir die E-Mail mit Ihrer Bewerbung aufbewahren, steht in Abschnitt 8.
Kartendarstellung (OpenStreetMap)
Auf unserer Kontaktseite binden wir eine Karte von OpenStreetMap ein, um Ihnen den Weg zu unserer Kanzlei zu zeigen. Anbieter ist die OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Beim Aufruf der Kontaktseite lädt Ihr Browser die Karte direkt von Servern von OpenStreetMap; dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Angaben Ihres Browsers an OpenStreetMap übermittelt. Die Kartendaten werden über ein weltweites Netz von Cache-Servern ausgeliefert, welcher Server antwortet, bestimmt das Netz zum Zeitpunkt des Abrufs. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Auf die weitere Verarbeitung durch OpenStreetMap haben wir keinen Einfluss. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer leicht auffindbaren Darstellung unseres Standorts. Details: https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy
5. Soziale Medien
Wir unterhalten Präsenzen in sozialen Netzwerken. Der Besuch unserer Seiten dort erfolgt freiwillig. Wir verwenden auf unserer Website keine Social-Media-Plugins – die verlinkten Symbole im Footer sind reine Links zu unseren Profilen und übertragen beim Besuch unserer Website keine Daten an die jeweiligen Plattformen.
Wir unterhalten eine Präsenz bei Facebook (Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland). Wenn Sie unsere Facebook-Seite besuchen, gelten die Datenschutzbestimmungen von Facebook: https://www.facebook.com/privacy/policy/
Wir unterhalten eine Präsenz bei Instagram (Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland). Wenn Sie unsere Instagram-Seite besuchen, gelten die Datenschutzbestimmungen von Instagram: https://privacycenter.instagram.com/policy/
Wir unterhalten eine Präsenz bei LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland). Wenn Sie unsere LinkedIn-Seite besuchen, gelten die Datenschutzbestimmungen von LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
6. Kommunikations-Tools
Microsoft Teams
Für Videokonferenzen und Online-Besprechungen nutzen wir Microsoft Teams (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
TeamViewer
Wir nutzen TeamViewer für Fernwartung nach ausdrücklicher Absprache. Anbieter ist die TeamViewer Germany GmbH, Jahnstr. 30, 73037 Göppingen. Details: https://www.teamviewer.com/de/datenschutzerklaerung/
7. Datenverarbeitung im Rahmen Ihres Mandats
Die folgenden Hinweise richten sich an unsere Mandantinnen und Mandanten. Sie ergänzen die übrigen Abschnitte dieser Datenschutzerklärung; Verantwortliche ist die oben genannte Wahler Steuerberatungsgesellschaft mbH. Als Steuerberatungsgesellschaft unterliegen wir der beruflichen Verschwiegenheit (§ 57 Abs. 1 StBerG, § 203 StGB). Dienstleister, die wir einsetzen, verarbeiten Ihre Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet.
E-Mail-Erinnerungen an Steuervorauszahlungen
Wir erinnern Sie per E-Mail an anstehende Vorauszahlungen zur Einkommen-, Körperschaft- und Gewerbesteuer. Die Erinnerung wird in unserer Kanzleisoftware vorbereitet und erst versandt, nachdem eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter unserer Kanzlei sie geprüft und den Versand ausgelöst hat. Der Versand erfolgt aus dem E-Mail-Postfach dieser Person über den E-Mail-Dienst unserer Kanzlei. Eine Kopie der versandten E-Mail legen wir in Ihrer digitalen Mandantenakte im DATEV-Dokumentenmanagement ab.
Verarbeitet werden dabei insbesondere Ihr Name, Ihre Mandantennummer, Ihre E-Mail-Adresse, die Steuerart, Höhe und Fälligkeit der Vorauszahlung, Angaben zum Verfahrensstand (etwa ein laufender Einspruch oder Herabsetzungsantrag) sowie der Inhalt der versandten E-Mail und der Zeitpunkt des Versands.
Zweck ist die Betreuung Ihres Mandats, insbesondere die rechtzeitige Erinnerung an Zahlungsfristen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Steuerberatungsvertrags).
Einsatz eines KI-Dienstleisters in unserer Kanzleisoftware
Unsere Kanzleisoftware enthält Funktionen, die mit Unterstützung künstlicher Intelligenz arbeiten, zum Beispiel beim Zusammenfassen und Entwerfen von Texten, beim Beantworten von Fragen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Vorgängen und Fristen oder beim Vorbereiten von Erinnerungen. Dabei können die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Angaben aus Ihrem Mandat, etwa Name, Mandantennummer, steuerliche Angaben und Fristen, an einen spezialisierten KI-Dienstleister übermittelt werden. Die Übermittlung wird jeweils durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter ausgelöst und bleibt auf die Angaben beschränkt, die diese Person in unserer Kanzleisoftware ohnehin einsehen darf.
Der KI-Dienstleister verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Mit ihm besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; zusätzlich ist er vertraglich zur Verschwiegenheit über Ihre Daten verpflichtet. Der Dienstleister hat seinen Sitz in Deutschland; eine Übermittlung in Drittländer ist vertraglich nicht vorgesehen.
Die Ergebnisse der KI dienen unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Arbeitshilfe. Entscheidungen, die Sie betreffen, trifft stets ein Mensch; eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Zweck ist die effiziente und sorgfältige Bearbeitung Ihres Mandats. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Empfänger
Empfänger Ihrer Daten sind im Rahmen der beschriebenen Verarbeitungen:
- Sie selbst als Adressat der E-Mail-Erinnerung,
- der Anbieter unseres E-Mail-Dienstes (Microsoft 365; siehe Abschnitt 4, „Online-Formular“),
- DATEV eG als Anbieter unseres Dokumentenmanagements,
- IT-Dienstleister, die unsere Kanzleisoftware betreiben, sowie ein KI-Dienstleister mit Sitz in Deutschland.
Alle Dienstleister sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden und zur Vertraulichkeit verpflichtet. Auf Anfrage nennen wir Ihnen die einzelnen Empfänger (Art. 15 DSGVO).
Speicherdauer
Eine automatische Löschung nach festen Fristen findet für diese Daten nicht statt. Wir speichern sie für die Dauer des Mandats und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, insbesondere für Handakten nach § 66 StBerG. Rechtsgrundlage der Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Danach werden die Daten gelöscht. Versandte Erinnerungen bewahren wir als Nachweis unserer Tätigkeit zusammen mit der Handakte auf.
Bereitstellung Ihrer Daten
Die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse ist freiwillig. Ohne sie können wir Sie nicht per E-Mail an Vorauszahlungen erinnern; die Erfüllung des Mandats im Übrigen bleibt davon unberührt.
8. Eigene Dienste
Umgang mit Bewerberdaten
Wenn Sie sich über unser Bewerbungsformular bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (Kontakt- und Kommunikationsdaten, Bewerbungsunterlagen einschließlich hochgeladener Dateien) zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).
Die Übertragung Ihrer Bewerbung erfolgt über unseren eigenen Formulardienst (siehe Abschnitt 4, „Online-Formular“). Dort speichern wir weder Ihre Angaben noch hochgeladene Dateien – diese liegen nur während der Übermittlung flüchtig im Arbeitsspeicher –, sondern übermitteln sie ausschließlich per E-Mail, die Dateien als Anhang, an ein Postfach unserer Kanzlei. Ihre Unterlagen verwenden wir nur intern zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung und geben sie nicht an Dritte weiter; die in den Abschnitten 2 und 4 genannten technischen Dienstleister verarbeiten sie ausschließlich in unserem Auftrag. Empfänger Ihrer Bewerbung sind außerdem die in Abschnitt 4 („Online-Formular“) genannten technischen Dienstleister (BARKai GmbH als Betreiberin unseres Mailservers, Lettermint B.V. als Versanddienst, Microsoft 365 als Postfachanbieter).
Soweit Sie uns in Ihrer Bewerbung von sich aus besondere Kategorien personenbezogener Daten mitteilen (etwa Angaben zur Gesundheit oder eine Schwerbehinderung), verarbeiten wir diese nach Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Die Aufbewahrung nach Abschluss des Verfahrens dient der Abwehr etwaiger Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Sofern keine Einstellung erfolgt, werden Bewerbungsunterlagen sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.