Die E-Rechnung ab 2025: Was jetzt auf Ihr Unternehmen zukommt und wie wir Sie unterstützen

Die Digitalisierung der Buchhaltung erreicht mit dem Wachstumschancengesetz einen neuen Meilenstein: Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) schrittweise zur Pflicht.

Für viele Unternehmen wirft dies Fragen auf. Was ist eigentlich eine E-Rechnung? Welche Fristen gelten? Und vor allem: Was müssen Sie jetzt tun? Als Ihre Steuerberater der Wahler Steuerberatungsgesellschaft mbH möchten wir Ihnen einen klaren Überblick verschaffen und zeigen, wie wir diesen Übergang gemeinsam und effizient gestalten.

1. Was ist eine E-Rechnung? (Und was nicht!)

Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass eine PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird, bereits eine E-Rechnung im Sinne des neuen Gesetzes ist. Das ist nicht der Fall.

Eine „echte“ E-Rechnung muss in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht (gemäß der europäischen Norm EN 16931). Das bloße Bild einer Rechnung (wie in einer PDF-Datei) reicht nicht aus, da Computer die Daten daraus nicht fehlerfrei automatisch auslesen können.

Die gängigsten Formate in Deutschland sind:

• XRechnung: Ein reines XML-Datenformat. Für das menschliche Auge schwer lesbar, aber perfekt für Maschinen.
• ZUGFeRD (ab Version 2.x): Ein Hybrid-Format. Es besteht aus einer für Menschen lesbaren PDF-Datei, in die eine XML-Datei (der strukturierte Datensatz) eingebettet ist.

2. Der Zeitplan: Ab wann gilt was?

Der Gesetzgeber hat Übergangsfristen vorgesehen, unterscheidet dabei aber strikt zwischen dem Empfang und dem Versand von Rechnungen.

Ab 01.01.2025: Die Empfangspflicht

Dies ist der wichtigste Stichtag für alle Unternehmer. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.

• Wenn Ihnen ein Lieferant ab diesem Datum eine E-Rechnung (z.B. eine XRechnung) schickt, dürfen Sie diese nicht ablehnen.
• Die bisherige Notwendigkeit, dass der Empfänger einer elektronischen Rechnung zustimmen muss, entfällt für E-Rechnungen.

Übergangsfristen für den Versand (Ausstellung von Rechnungen)

Für das Schreiben von Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) gelten folgende Übergangsregelungen:

• Bis 31.12.2026: Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden (bei PDF/Papier ist weiterhin die Zustimmung des Empfängers nötig).
• Bis 31.12.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden.
• Ab 01.01.2028: Die E-Rechnung ist für alle B2B-Umsätze uneingeschränkt verpflichtend.

Wichtig: Diese Regeln gelten nur für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen oder ins Ausland sind von dieser Pflicht aktuell noch nicht betroffen.

3. Die Herausforderung: Verarbeitung und Archivierung

Die größte Herausforderung ab 2025 liegt zunächst im Rechnungseingang. Wenn Sie eine XRechnung erhalten, ist dies nur ein Datensatz. Um diesen lesen, prüfen, bezahlen und rechtssicher archivieren zu können, benötigen Sie eine entsprechende Softwarelösung. Ein einfaches Ablegen im Windows-Explorer reicht hierfür oft nicht mehr aus, um die GoBD-Anforderungen (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sicher zu erfüllen.

4. Unsere Lösung: Einfach und sicher mit DATEV Unternehmen online

Wir lassen Sie mit dieser technischen Umstellung nicht allein. Als digitale Kanzlei setzen wir auf bewährte Lösungen, die sich nahtlos in Ihren Arbeitsalltag integrieren lassen. Das zentrale Werkzeug hierfür ist DATEV Unternehmen online.

Mit dem Einsatz von Unternehmen online erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen fast automatisch:

1. Einfacher Empfang: E-Rechnungen können direkt in das System hochgeladen oder per E-Mail-Weiterleitung importiert werden.
2. Visualisierung: Die Software macht aus dem abstrakten Datensatz (XML) eine lesbare Rechnung, die Sie wie gewohnt prüfen können.
3. Rechtssichere Archivierung: Die Rechnungen werden automatisch revisionssicher und GoBD-konform im Rechenzentrum archiviert. Sie müssen sich keine Sorgen um Backups oder Serverausfälle machen.
4. Effiziente Zusammenarbeit: Da die Belege digital vorliegen, greifen wir für die Finanzbuchführung direkt darauf zu. Der Pendelordner gehört der Vergangenheit an.
5. Zahlung: Auf Wunsch können Sie die geprüften Rechnungen direkt aus dem System heraus bezahlen – ohne Daten neu abtippen zu müssen (was Fehler vermeidet).

Fazit

Die E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Pflicht; sie ist ein Schritt hin zu effizienteren, digitalen Prozessen in Ihrem Unternehmen. Auch wenn der 01.01.2025 zunächst Druck erzeugt, bietet er die Chance, Ihre Buchhaltungsprozesse zu straffen.

Die Wahler Steuerberatungsgesellschaft mbH steht Ihnen bei der Einrichtung und Nutzung von DATEV Unternehmen online zur Seite. Sprechen Sie uns an – wir machen Ihr Unternehmen fit für die E-Rechnung.