Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD: Ihr Schutzschild für die Betriebsprüfung

Die Verfahrensdokumentation gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ist weit mehr als nur eine bürokratische Pflicht. Sie ist das Fundament einer ordnungsgemäßen Buchführung und beschreibt detailliert den organisatorischen und technischen Prozess, wie in Ihrem Unternehmen Daten verarbeitet werden.

Das Ziel ist Transparenz: Ein sachverständiger Dritter (in der Regel der Betriebsprüfer) muss in angemessener Zeit nachvollziehen können, wie Informationen entstehen, verarbeitet, gespeichert und wieder aufgefunden werden.

Warum ist das so wichtig? Seit der Neufassung durch das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 rückt die Finanzverwaltung die Verfahrensdokumentation noch stärker in den Fokus. Fehlt sie oder ist sie mangelhaft, kann das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung anzweifeln. Das Risiko: Die Beweiskraft Ihrer Bücher (§ 158 AO) geht verloren, was dem Prüfer die Tür für (meist teure) Hinzuschätzungen öffnet.

Unser Ansatz im TaxTeam Wahler: Wir prüfen für Sie, ob Ihre Prozesse den aktuellen Anforderungen entsprechen, damit Sie Prüfungen gelassen entgegensehen können.

Die vier Säulen der Dokumentation

Eine vollständige Verfahrensdokumentation ist kein einzelnes Blatt Papier, sondern besteht aus vier zusammenhängenden Bereichen:

1. Allgemeine Beschreibung: Ein Überblick über das Unternehmen, die Organisation und die Einsatzbereiche der IT-Systeme.
2. Anwenderdokumentation: Bedienungsanleitungen und Richtlinien zur Nutzung der Software (oft durch den Hersteller bereitgestellt).
3. Technische Systemdokumentation: Details zur Datenspeicherung, Schnittstellen, Datensicherungen und der technischen Infrastruktur.
4. Betriebsdokumentation: Beschreibung der tatsächlichen Abläufe im Tagesgeschäft.

Gut zu wissen: Viele Softwareanbieter liefern technische Beschreibungen bereits mit. Wir unterstützen Sie dabei, diese Bausteine mit Ihren individuellen Betriebsabläufen zu einem stimmigen Gesamtbild zusammenzufügen.

Die zentralen W-Fragen der GoBD

Um die Prozesse lückenlos abzubilden, muss die Dokumentation Antworten auf folgende Fragen liefern:

• Wo geschieht die Verarbeitung? Wo werden Daten erfasst (z. B. Kasse, Scanner) und wo liegen die Server oder Cloud-Speicher?
• Was wird geregelt? Welche Belegarten (Rechnungen, Lieferscheine, Kassenbons) durchlaufen welche Prozesse?
• Wer macht was? Klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten: Wer darf Rechnungen freigeben? Wer darf Zahlungen auslösen?
• Wie wird es durchgeführt? Mit welchen Methoden und Technologien werden die Daten verarbeitet?
• Welches System kommt zum Einsatz? Welche Softwarelösungen (inkl. Versionen) werden genutzt?
• Wer kontrolliert? Wie stellt das interne Kontrollsystem (IKS) sicher, dass keine Fehler passieren?

Hier setzen wir an: Gemeinsam definieren wir diese Verantwortlichkeiten und Kontrollen so, dass sie praxistauglich sind und nicht Ihren Betriebsablauf lähmen.

Ein „lebendes“ Dokument

Die Verfahrensdokumentation ist keine einmalige Aufgabe. Sie muss die Realität widerspiegeln. Ändert sich ein Prozess oder eine Software (Update), muss dies dokumentiert und versioniert werden. Die Historie muss nachvollziehbar bleiben, damit ein Prüfer auch Jahre später noch sieht, welches Verfahren zu welchem Zeitpunkt gültig war.

Spezialfall: Ersetzendes Scannen

Besondere Bedeutung hat die Verfahrensdokumentation, wenn Sie Papierbelege digitalisieren und das Original anschließend vernichten wollen („Ersetzendes Scannen“). Um die Rechtskraft des digitalen Dokuments zu erhalten, muss der Scan-Prozess strikten Regeln folgen, die manipulationssicher und protokolliert sind. Fehlt hier die spezifische Verfahrensdokumentation, wird das digitalisierte Dokument steuerlich unter Umständen nicht anerkannt, da das Original vernichtet wurde. Dies gilt als schwerer formeller Mangel.

Sicherheit durch Beratung: Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung des „Ersetzenden Scannens“. Wir stellen Musterprozesse zur Verfügung, die sicherstellen, dass Ihre digitalen Belege den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht genügen – vom Posteingang bis zur Archivierung.