Die Verfahrensdokumentation gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchführung. Sie beschreibt den organisatorischen und technischen Prozess der Datenverarbeitung im Unternehmen. Dazu gehören die Entstehung, Indizierung, Verarbeitung, Speicherung und Reproduktion von Informationen. Die Verfahrensdokumentation muss so formuliert sein, dass ein sachverständiger Dritter sie in angemessener Zeit nachvollziehen kann.
Seit dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019 ist die Verfahrensdokumentation verpflichtend. Sie gewährleistet die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und verhindert Raum für Schätzungen durch das Finanzamt (§ 158 AO). Die Dokumentation besteht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
Die Verfahrensdokumentation gemäß GoBD beantwortet mehrere zentrale W-Fragen, die für das Verständnis und die Umsetzung der Dokumentation entscheidend sind:
- Wo geschieht etwas? Dies bezieht sich auf den Ort der Datenverarbeitung und -speicherung innerhalb des Unternehmens.
- Was wird geregelt? Hierbei geht es um die spezifischen Prozesse und Abläufe, die dokumentiert werden müssen.
- Wie wird es durchgeführt? Diese Frage bezieht sich auf die methodische Umsetzung der Prozesse, einschließlich der eingesetzten Technologien.
- Wer macht etwas? Dies umfasst die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten der beteiligten Personen.
- Wer führt die Kontrolle aus? Diese Frage betrifft die Überwachung und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Durchführung der Prozesse.
- Welches System kommt zum Einsatz? Hierbei geht es um die eingesetzten technischen Systeme und Softwarelösungen.
Die Verfahrensdokumentation muss alle relevanten Herstellerangaben zum eingesetzten System enthalten und für jede abgrenzbare EDV-Anwendung separat erstellt werden. Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein, indem sie versioniert und dokumentiert werden. Dies stellt sicher, dass die Dokumentation stets dem in der Praxis eingesetzten Verfahren entspricht und die Programmidentität gewährleistet ist.
Ersetzendes Scannen ist ein Prozess, bei dem Papierdokumente digitalisiert und anschließend vernichtet werden. Die Verfahrensdokumentation ist hierbei notwendig, um sicherzustellen, dass die digitalisierten Dokumente den Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht genügen und gegen Verlust oder Verfälschung abgesichert sind. Sie muss die eingesetzten Sicherungsmechanismen und die Art der Datenverarbeitung detailliert beschreiben, um die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Dokumente zu gewährleisten. Fehlen solche Dokumentationen, kann dies als schwerer formeller Mangel der Buchführung angesehen werden.